Qué guardamos y quién lo puede ver

TRUSS se vende a compañías. Cuando tu empleador lo compra, decide quién lo usa y qué se ingresa. Por eso la información de aquí se divide en dos, y las dos no se manejan igual.

La información de tu cuenta: tu nombre, tu correo, tus ajustes y lo que haces en el producto. Esta política explica qué hacemos con ella, y te respondemos a ti por ella.

La información de clientes de tu compañía: los dueños de casa y clientes comerciales, contactos, direcciones, citas y reclamos de seguro que ingresa tu equipo. Esa información es de tu compañía. La guardamos y procesamos según nuestro acuerdo con ella y siguiendo sus instrucciones. Si un cliente quiere que se corrija o se borre su registro, la solicitud va a tu compañía. Un dueño o administrador puede quitar a un cliente de TRUSS por su cuenta (sección 8), o pedirnos que lo hagamos.

• Cuenta y perfil. Tu nombre, tu correo, tu contraseña (que nuestro proveedor de inicio de sesión guarda cifrada de un solo sentido, sin que nadie la pueda leer), si usas TRUSS en inglés o en español, y en qué compañía estás trabajando. Cuando abres un enlace que te enviamos por correo (una confirmación de registro, una invitación, un cambio de contraseña) o entras con el inicio de sesión único de tu compañía, anotamos el correo, el tipo de enlace y cuándo, porque así sabe TRUSS que el correo de verdad es tuyo antes de dejarte entrar a una compañía; la nota se borra junto con tu cuenta.
• Tu compañía. El nombre de la compañía, sus oficios, su zona de servicio, sus reglas de venta, el plan y los puestos, el nombre, logo y color propios de tu compañía si los tiene en TRUSS, tu rol y las invitaciones enviadas a tu equipo.
• Lo que escribes y dices en el producto. Las conversaciones con el Coach y las tarjetas que el Coach muestra en ellas, las transcripciones y calificaciones de práctica, los datos que das para un cliente de práctica, las transcripciones y calificaciones de revisiones de campo, las notas y la actividad anotada en cuentas, los borradores de campañas, los informes de zona y el material de la compañía que se sube a la base de conocimiento.
• Citas, planes y seguimientos. Cuando agendas una cita con el Coach o en una cuenta: la fecha y la hora, el nombre del cliente, la dirección, el motivo y las notas que des. El plan que el Coach escribe para la cita, el resultado que anotas después (firmó, siguiente paso acordado, sin decisión, perdida), el siguiente paso y los seguimientos con fecha.
• Clientes y cuentas. Nombres, direcciones, teléfonos, correos, idioma preferido y los datos de seguro con los que se trabaja: aseguradora, número de póliza, número de reclamo, deducible y fecha del daño. Tu equipo los ingresa sobre sus propios clientes.
• Entrenamiento. La inscripción y el avance semanal en el programa, los resultados de la prueba de rutas, las prácticas que te asigna un gerente y cualquier credencial que ganes.
• Facturación. Si tu compañía se suscribe: el plan, el estado de la suscripción, los puestos, el contacto de facturación y las facturas, y los identificadores que nos da nuestro procesador de pagos. Nunca vemos ni guardamos números de tarjeta.
• Uso. Lo que se usó de los límites mensuales de tu compañía —mensajes al Coach, minutos de práctica, minutos de voz, informes de zona y similares— y lo que nos costó cada solicitud a la inteligencia artificial. El registro detallado de cada solicitud —quién la hizo y cuándo— solo lo ven los operadores de TRUSS; tu compañía ve los totales y tú ves lo tuyo. Los gerentes sí ven conteos de actividad y cuándo fue la última vez que cada persona usó TRUSS (sección 4).
• Registro de auditoría. Un registro de las acciones administrativas en tu compañía —quién invitó o quitó a quién, cambios de ajustes, exportaciones, borrados— y de cada cambio que hacen los operadores de TRUSS desde la consola de operación y cada página de la consola sobre tu compañía que abren (sección 6).
• Datos técnicos. Los registros normales de servidor y de seguridad que guarda nuestro proveedor de alojamiento, incluidos la dirección IP y el tipo de navegador.

No usamos rastreadores de publicidad ni de analítica, y no le compramos información sobre ti a nadie.

TRUSS pide tu micrófono en tres lugares: la práctica en vivo, las revisiones de campo y cuando le hablas al Coach. Tu navegador te pregunta primero y puedes decir que no: la Práctica y el Coach también funcionan escribiendo.

• Práctica en vivo. Con buena señal, tu audio va directo de tu dispositivo a OpenAI por una conexión cifrada. No pasa por TRUSS y no lo grabamos. OpenAI convierte en texto los dos lados de la conversación, y nosotros guardamos ese texto como la transcripción. Cuando la señal es mala, TRUSS cambia a mantener presionado para hablar: cada clip se sube a nuestros servidores, se envía a OpenAI para convertirlo en texto y se descarta.
• Cuando le hablas al Coach. Cuando tocas el micrófono para dictar, o le hablas al Coach sin usar las manos, la grabación se sube a nuestros servidores, se envía a OpenAI para convertirla en texto y se descarta. Las palabras solo se guardan si se vuelven un mensaje de tu conversación. Las respuestas habladas del Coach las hace OpenAI a partir del texto de la respuesta, y ese audio no se guarda.
• Revisiones de campo. La grabación de una conversación real se sube a un almacenamiento privado, se envía a OpenAI para convertirla en texto y se borra en cuanto se guarda la revisión. Nunca se guarda con la revisión. Hay dos casos que esperan más: una grabación cuya calificación falló y se puede volver a intentar, y una grabación que se subió pero nunca se envió a revisar. Cada una espera en el almacenamiento privado hasta que una de las grabaciones que subas después la borre. Todavía no hay una limpieza programada, así que si nunca vuelves a subir otra, se queda hasta que nos pidas borrarla. Todas las personas en la grabación deben haberlo sabido y aceptado, y tú lo confirmas antes de subirla.

Lo que guardamos es la transcripción escrita y la calificación que salió de ella: una calificación sin pruebas no sirve de nada. Tus gerentes pueden leer las dos (sección 4).

No todas las personas de tu equipo ven lo mismo. Estos límites los cumple la base de datos misma, no las pantallas que esconden datos, así que se mantienen aunque la pantalla falle.

• Conversaciones con el Coach. Solo tú. Ni el dueño, ni los administradores, ni los gerentes, ni los líderes de un grupo de compañías. Los operadores de TRUSS no las pueden leer desde la consola de operación (sección 6).
• Tus notas para un cliente de práctica. Solo tú. Cuando preparas un cliente de práctica —incluso uno basado en una cita real—, los datos que das (el nombre de un cliente real, lo que sabes de él, lo que quieres ensayar) quedan privados para ti. Pero el cliente de práctica se actúa a partir de ellos, así que puede repetir algo en la conversación, y tus gerentes pueden leer la conversación.
• Prácticas, transcripciones y calificaciones. Tú, más los dueños, administradores y gerentes de tu compañía. Ven con qué tipo de cliente practicaste, qué tan difícil era, todo lo que se dijo en la conversación y la calificación. Para eso es el ejercicio: para poder entrenarte.
• Revisiones de campo. Tú, más los dueños, administradores y gerentes de tu compañía.
• Citas, planes para la cita, resultados y seguimientos. Tú, más los dueños, administradores y gerentes de tu compañía, incluidas las notas que diste al agendar la cita.
• Avance de entrenamiento y prácticas asignadas. Tú, más los dueños, administradores y gerentes de tu compañía: el avance en el programa, los resultados de la prueba de rutas, las credenciales y las prácticas que te asignan.
• Conteos de actividad. Los gerentes ven cuánto usó TRUSS cada persona —citas agendadas, planes hechos, campañas, informes de zona, días en el Coach, prácticas, revisiones de campo, seguimientos— como números, y cuándo fue la última vez que cada persona usó TRUSS, que puede ser la hora de su último mensaje al Coach. Nunca lo que alguien dijo.
• Cuentas, contactos, actividad, campañas e informes de zona. Todas las personas que entran a tu compañía. Es el registro compartido del trabajo. Solo los dueños y administradores pueden borrar una cuenta.
• Facturación, el registro de auditoría y la exportación de la compañía. Dueños y administradores. Todas las personas de la compañía pueden ver el total de uso del mes contra el plan.
• Los líderes de un grupo de compañías. Si tu compañía pertenece a un grupo de compañías en TRUSS, sus líderes solo ven números de la compañía: adopción, calificaciones promedio, resultados. Cuando menos de tres personas practicaron en un periodo, los números de entrenamiento se ocultan. Nunca ven nombres, conversaciones, transcripciones ni datos de clientes.
• Quien tenga el código de tu credencial. Si ganas una credencial de TRUSS, cualquier persona a quien le des su código la puede revisar en trusscoach.com/verify. Ve el nombre con que se emitió, la compañía, el programa, la fecha, si fue revocada y si todavía estás en la compañía. Nunca tus calificaciones ni tus transcripciones.

Usamos pocos proveedores para operar TRUSS. Cada uno procesa la información solo para darnos su servicio.

Las agencias del clima nunca reciben una dirección ni un nombre, solo un punto del mapa redondeado a cerca de 1 km. Google recibe la dirección que se busca. Si tocas el botón del clima del Coach cuando no hay dirección de una cita ni zona de servicio que usar, se le pide al teléfono su ubicación, redondeada a cerca de 1 km, y ese punto va en tu mensaje: se guarda con la conversación y se envía a OpenAI y a los servicios del clima como el resto del mensaje.

Las campañas se escriben, no se envían. TRUSS escribe el borrador y te lo entrega; nunca manda correos, mensajes ni llamadas a un cliente en tu nombre.

TRUSS no usa tu información para entrenar modelos de inteligencia artificial. Cuánto tiempo guarda OpenAI lo que procesa para nosotros lo deciden sus términos para clientes empresariales de su API; pídenos los términos que aplican.

No vendemos información personal y no la compartimos para publicidad basada en tu actividad en otros sitios. Daremos información cuando la ley lo exija, y si el negocio se vende o se fusiona, la información puede pasar con él bajo esta misma política hasta que se reemplace por una que te comuniquemos.

Un número pequeño de operadores de TRUSS maneja el servicio. Su acceso llega a los registros de cualquier compañía —cuentas, personas, ajustes, resultados de práctica— para poder configurarla y darle soporte. No llega a las conversaciones con el Coach: los operadores leen con las mismas reglas de la base de datos que todos, y esas reglas dejan cada conversación con el Coach solo para quien la tuvo.

Los operadores tienen que completar un inicio de sesión en dos pasos, con una aplicación de autenticación, antes de que la consola muestre los registros de cualquier compañía. La base de datos misma le niega el acceso de operador en cualquier sesión en la que no lo haya usado, así que un operador que todavía no lo configuró no llega a los registros de ninguna compañía, ni en la consola ni fuera de ella.

Cada vez que un operador abre en la consola una página sobre tu compañía o sobre su gente, y cada cambio que hace ahí, queda en el registro de auditoría de tu compañía como “TRUSS operations”, con el nombre del operador. Los dueños y administradores lo pueden leer en Equipo → Registro. Las listas de la consola que muestran todas las compañías a la vez —el nombre, el plan, los puestos, el estado de facturación y de las facturas, y los totales de uso y de costo de cada compañía— no quedan registradas compañía por compañía.

El acceso para mantener la base de datos es aparte. Los ingenieros que operan la base de datos y los servidores de TRUSS pueden llegar directamente a lo que está guardado —incluidas las conversaciones con el Coach— para mantener el servicio funcionando, arreglar una falla o cumplir una solicitud, como un borrado. Ese acceso, igual que cualquier consulta hecha fuera de la consola de operación, no aparece en el registro de auditoría de tu compañía.

La información de tu cuenta se guarda mientras tu cuenta esté abierta. Los registros de tu compañía se guardan hasta que la compañía los borre o cierre su cuenta.

• Cuando se borra la cuenta de TRUSS de una persona. Lo que era solo suyo se borra con ella: su perfil y sus membresías, sus conversaciones con el Coach, sus prácticas con las transcripciones, calificaciones y notas para clientes de práctica, sus seguimientos, las prácticas que le asignaron, y su avance en el programa y sus resultados de la prueba de rutas.
• Lo que se queda con la compañía. Los registros de la compañía se quedan, sin el vínculo con esa persona: la actividad que anotó, los informes de zona, las campañas, las revisiones de campo, las citas y planes que agendó, las cuentas que tenía a su cargo, los documentos que subió y los escenarios que escribió. Una credencial se puede seguir revisando con el nombre con que se emitió.
• Cuando alguien sale de una compañía. Quitar a una persona de una compañía le corta el acceso a sus datos desde su siguiente solicitud. Su cuenta de TRUSS sigue siendo suya hasta que nos pida borrarla, y los registros de la compañía se quedan con la compañía.
• Cuando una compañía cierra su cuenta. Sus datos se borran de nuestra base de datos activa: sus registros, las membresías de su gente, las conversaciones con el Coach y las prácticas en esa compañía, sus documentos, facturas y uso. Stripe guarda los registros de facturación el tiempo que exigen las reglas de impuestos y contabilidad, y nuestro registro de operación guarda una nota de que la compañía se borró.
• Copias de seguridad. Lo que se borra puede quedar en las copias de seguridad de nuestro proveedor de base de datos hasta que esas copias venzan. Pídenos el calendario actual de copias de seguridad.

Los clips de voz cuando le hablas al Coach y cuando practicas manteniendo presionado para hablar no se guardan. Una grabación de campo se borra en cuanto se guarda su revisión; la que todavía espera un nuevo intento, o que nunca se envió a revisar, espera como dice la sección 3. Borrar a una persona o a una compañía no alcanza una grabación que todavía espera en el almacenamiento de archivos: escríbenos y la borraremos.

Puedes pedirnos ver lo que tenemos sobre ti, corregirlo, exportarlo o borrarlo, y mucho de eso lo puedes hacer tú mismo.

• Descargar tus propios datos. En Ajustes puedes descargar un archivo con tu perfil, tus conversaciones con el Coach, tus prácticas con sus transcripciones y calificaciones, tus revisiones de campo, tu avance en el programa y tus credenciales, las citas, planes y seguimientos que agendaste, y la actividad, los informes de zona y las campañas que creaste.
• Borrar una conversación con el Coach. Puedes borrar cualquiera de tus conversaciones con el Coach desde tu lista de conversaciones. Se quita de nuestra base de datos activa en ese momento.
• Corregir o borrar tu cuenta. Escríbenos a support@trusscoach.com. Confirmaremos que eres tú antes de hacer nada, y no te trataremos distinto por pedirlo.
• Datos de clientes y reclamos. Pídeselo a un dueño o administrador de tu compañía. Esa información la controlan ellos; nosotros seguimos sus instrucciones.
• Quitar a un cliente por completo. Un dueño o administrador puede quitar a un cliente desde la página de su cuenta, en un solo paso. Eso borra la cuenta con sus contactos y su actividad, sus citas, planes, seguimientos y revisiones de campo, y los resultados que llegaron de un CRM para esa cuenta. Quita al cliente de las tarjetas que mostró el Coach, y borra las notas para clientes de práctica de cada ensayo de las citas del cliente, y cualquier nota para un cliente de práctica que dé el nombre completo del cliente tal como está guardado. Las conversaciones que apuntaban a la cuenta se desvinculan. El registro de auditoría anota que se quitó a un cliente y cuántos registros se borraron, nunca el nombre. Un cliente que solo tiene una cita guardada, sin cuenta, se busca por nombre o calle en Cuentas → Quitar los datos de un propietario y se quita igual, con los planes, los seguimientos, las tarjetas del Coach y las notas para clientes de práctica de esa cita. La misma pantalla también muestra registros a los que no lleva ninguna cuenta ni cita (revisiones de campo sin cuenta, investigaciones de zona, campañas, seguimientos sin cuenta ni cita, y notas para clientes de práctica cuyo nombre o pueblo del cliente coincide con la búsqueda) para que el dueño o administrador marque y quite los que quiera. Hay tres cosas que no se buscan: las palabras que alguien escribió en un mensaje al Coach (esa persona puede borrar la conversación); un cliente de práctica que un vendedor describió con sus propias palabras sin dar el nombre completo del cliente; y lo que se dijo en voz alta en una práctica. Si también hay que borrar una de esas prácticas, escríbenos y la borraremos, con sus notas y su transcripción.
• Exportación de la compañía. Los dueños y administradores pueden exportar en cualquier momento los datos de la compañía en un archivo, y sus cuentas en una hoja de cálculo. La exportación de la compañía nunca incluye las conversaciones con el Coach de nadie.
• Tu micrófono. Quita el permiso en tu navegador cuando quieras. La Práctica y el Coach siguen funcionando escribiendo.

Según dónde vivas, puedes tener más derechos: California, la Unión Europea, el Reino Unido y cada vez más estados de EE. UU. los dan. Aplicamos a todos los derechos de arriba, sin revisar primero dónde vives.

Tres cookies, todas necesarias: la que mantiene tu sesión abierta; truss_locale, que recuerda si quieres inglés o español; y truss_tz, que guarda tu zona horaria para que el “hoy” del Coach sea tu hoy.

Tu navegador también guarda unas cuantas cosas pequeñas en tu propio dispositivo: qué conversación con el Coach tenías abierta, tus clientes de práctica favoritos, una lista de pasos que cerraste. Se quedan en el dispositivo.

No hay cookies de publicidad ni rastreadores de terceros. Nada de aquí te sigue a otro sitio, y por eso no te pedimos cerrar un aviso de cookies.

Los datos de cada compañía se mantienen separados con reglas que la base de datos aplica en cada consulta, no con filtros en el código de la aplicación que alguien puede olvidar. Las conexiones a TRUSS, y de TRUSS a los servicios de la sección 5, van cifradas, y nuestro proveedor de base de datos cifra lo que está guardado. Nuestras claves de proveedores se quedan en el servidor y nunca se envían a tu navegador.

Ningún sistema es perfecto, y no vamos a fingir lo contrario. Si una brecha de seguridad afecta tu información, te lo diremos a ti y a tu compañía sin demora. Nuestra página de seguridad tiene más detalle.

TRUSS es una herramienta para adultos que trabajan. No está dirigida a menores, y no guardamos a sabiendas información de nadie menor de 16 años.

Cuando esta política cambia, la fecha de arriba cambia con ella. Si un cambio afecta de forma importante lo que hacemos con tu información, te lo decimos en el producto: un aviso, una sola vez, arriba en la app, que trae a esta página.

Preguntas sobre esta política, o una solicitud sobre tu información: support@trusscoach.com.

Contratos, términos de tratamiento de datos y revisiones de seguridad: enterprise@trusscoach.com, o empieza en la página para empresas.